スプレッドシートでシフトの作り方

Excelで作ることが自分は多いのですが皆様はどうしていますか？専用ツールなど使えているところはいいと思うのですが、導入していない場合は Excelやスプレッドシートで作成せざる得ないと思います。

どのようにシフトづくりをしているか架空の店舗を作ってやってみましょう。

お店の概要

カイワレ薬局 開店時間9：00～18：00

薬剤師4名 内1名新入社員 時短1名 全員正社員のため 週の労働時間が決まっている。

医療事務4名 内1名時短

時短は9:00から16:00 時短の方は時間固定希望

一日のシフトを決める

最初に1日のシフトを決めます。 朝掃除や開店準備をするので、８：３０に最初の人は出勤するとします。

シフト名	出勤時間	退勤時間	休憩	備考
A	8：30	17：30
B	9：30	18：30
C	9：00	18：00
D	9：00	16：00		時短勤務

時間だけは決まりました。具体的にしたいとおもいます

シフトAについて

出勤後開店準備を行います。掃除や朝礼（終礼の場合はなし）機器の立ち上げをやります。

シフトBについて

閉店業務を行います。 掃除や終礼（朝礼の場合はなし）機器のかたづけをやります。

シフトCについて

真ん中のシフトになります。 多くは若手や新人など一人で対応できないような方を設置することにしました。

シフトDについて

時短勤務用のシフトになります。時間は固定です。

スプレッドシートを開く

Googleアカウントをお持ちでない方は、作成してください。今回Googleアカウント作成やスプレッドシートの開き方は割愛します。

スプレッドシートを開きます。

タイトルは従業員シフトにしました。

カイワレかぶ薬局は9時から18時までの開局時間

• シフトA：8:30～17:30
• シフトB：9:30～18:30
• シフトC：9:00～18:00

でしたね。

縦軸にシフト名 横軸に時間をシフト時間前後1時間程度含めて横軸に30分刻みで時間を入れます。

そして実際のシフト時間帯にコメ印（※）と背景色を設定します。

さらに業務形態別シフトを変える必要があるので コピーして二つに分けます

ここでは薬剤師と医療事務で分けています。

右側に勤務時間と休憩時間を設定します。

勤務時間、休憩時間の設定

勤務時間,休憩時間の設定を行います。

上の図では休憩時間が考慮されていません

休憩時間は休憩と書いてセルの色を黄色にすることにしました。

とりあえずAの休憩は適当に12:30から1時間にしました。

勤務時間の関数を設定します

Aの勤務時間
=COUNTA($C4:$X4)*($C$3-$B$3)-$Z4
Aの休憩時間
=COUNTIF($C4:$X4,"休憩")*($C$3-$B$3)

B,C,Dにも同様にコピーして貼り付けます。

COUNTA関数はセルに値が入っていると数えてくれる関数になります。そこにC3セルからB3セルを引いた値30分を掛け合わせています。そこから休憩時間を引いている計算になります。

さらに休憩時間のほうはCOUNTIF関数にて休憩という文字の入ったセルの数と30分を掛け合わせています。

医療事務のほうにも同様のものを作成しコピーして貼り付けを行います。単純にコピーするとセル選択がずれる可能性があるのでチェックは行ってください。

休憩時間をそれぞれのシフトに設定します。設定中に店舗に実際働いている人数が気になってきたので店舗にいる人数を知りたくなりました。

シフトDの下に店舗にいる人数を書くことにしました。（在籍人数とかのほうが良いと後で思う）

D8
=COUNTA(D$4:D$7)-COUNTIF(D$4:D$7,"休憩")
D16
=COUNTA(D$12:D$15)-COUNTIF(D$12:D$15,"休憩")

在籍人数を見ながら休憩時間を考える

考えながら休憩設定していきます

その他の業務も加えれるものは加える

薬歴の時間も必要かなとか考えながら掃除の時間とか

年月を入れる

何年何月のものか、記載しました。

横軸に日付 縦軸に名前を入れます。

日付の部分は関数で入れてます。

関数を入れる

B3
=DATE($A$1,$C$1,1)
C3
=IF(MONTH(B3+1)<>MONTH($B$3),"",B3+1)
AG5
=ArrayFormula(SUM(COUNTIF($B5:$AF5,'1日のシフト'!$A$4:$A$7)*'1日のシフト'!$Y$4:$Y$7))
B9
=ArrayFormula(SUM(COUNTIF(B$5:B$8,'1日のシフト'!$A$4:$A$7)*'1日のシフト'!$Y$4:$Y$7))/8

とりあえずシフトのシフトのABCDは適当に入れます。出勤人数は8時間換算での人数にしております。

あとはABCDのシフトを入れ替えるだけです。

まとめ

シフト表を月で作ると一覧になり　誰がどこで働いているかわかる上に　計画を立てやすくなります。　是非とも丁寧に作り仕事に備えましょう。